25styJak wydostać się z zaległości i zarazem porządnie zorganizować? [BLOG]
Jak wydostać się z zaległości i zarazem porządnie zorganizować? [BLOG]

Pisząc to sama się do siebie uśmiecham szeroko :) A już na pewno dwoje bliskich mi ludzi - mąż i przyjaciółka - zaśmieją się głośno. Bo ta, która zawsze walczy z deadline'ami napisze post o tym, jak się zorganizować :) I własnie dlatego go napiszę, bo mam bardzo duże doświadczenie w tym temacie a mój system działania pozwala mi na ogarnięcie bardzo wielu obszarów życiowych bez zbędnego przepracowania (w końcu do tego doszłam!).

Czego dowiesz się z tego wpisu?

Będziesz mógł poukładać sobie to, co już wiesz i poznać kilka sposobów, jak ogarniać pewne rzeczy jeszcze lepiej. Zdradzę kilka narzędzi, z których ja sama korzystam i podpowiem, gdzie szukać inspiracji, jeśli będziesz chciał się bardziej w tym kierunku rozwinąć.

A wszystko w moim stylu - krótko i na temat.

Jak zacząć?

Żeby wyrabiać się we swoim życiu ze wszystkim na czas, ograniczyć zapominanie i mieć czas na to, co lubisz potrzeba tylko kilku rzeczy. Dobrego planowania, sprawnego realizowania i systematycznego kontrolowania oraz porządkowania, a także kilku przydatnych nawyków.

Planowanie

Działanie bez planu daje wyniki, ale niekoniecznie te, które chciałbyś mieć. Planowanie pozwala Ci zapanować nad tym całym chaosem i ogromem spraw, które masz do zrobienia oraz tymi, które faktycznie chciałbyś zrobić :) Planowanie nie sprawi, że pewne rzeczy znikną, ale może sprawić, że ich wykonanie nie będzie tak bolesne. A do tego będzie Ci potrzebna...

To-do lista

Wypisz WSZYSTKIE rzeczy, jakie masz do zrobienia. Absolutnie wszystkie. Ze wszystkich obszarów. I te z pracy i te, które wydają Ci się mało ważne, jak np. wymiana tapicerki, czy zaniesienie butów do szewca. Tak, z tym zadaniem może Ci się chwile zejść, dlatego warto pisać to wszystko w notesie, który będziesz mógł mieć zawsze przy sobie, aby ograniczyć tworzenie kilku list, bo to dodaje niepotrzebnej pracy. Wpisz też to, co siedzi Ci w głowie od dawna i wierci Ci dziurę nie dając o sobie zapomnieć, chociaż chciałbyś.

Kiedy będziesz miał taką listę - podziel to, co na niej zapisałeś na kilka kategorii. Sam będziesz wiedział, na jakie. Oczywiście są najróżniejsze metody, które mówią, jak to robić, ale z doświadczenia wiem, że podświadomość to Twój najlepszy mentor, który da Ci rozwiązanie stworzone właśnie dla Ciebie. U mnie najczęściej są to kategorie: praca, moje (gdzie są zadania związane z pasją, rozwojem i zdrowiem), relacje, dom (sprzątanie, gotowanie, zakupy).

Na oddzielnej kartce wypisz wszystko to, co chciałbyś kiedyś zrealizować i/lub nie chciałbyś o tym zapomnieć. To taka lista "kiedyś/może". Oddzielenie jej pozwala na ogarnięcie tego, co jest na teraz i tego, co jest tylko planami/marzeniami w chwili obecnej. Nie ma sensu, żeby Ci zatruwało głowę i siedziało w niej. Zapisane nie zginie. A z biegiem czasu może okazać się, że niektórych z tych rzeczy już nie chcesz realizować, co jest zupełnie normalne, bo nasze życie ciągle się zmienia.

W zależności jeszcze od charakteru Twoich zadań świetną opcją może być lista "w toku", gdzie są zadania, które nie wymagają od Ciebie żadnej akcji w tym momencie, a jedynie na to czekasz. Np. oddanie książki, wysyłkę pieniędzy za zwrócony do sklepu towar, maila od kogoś, czy telefon w jakiejś sprawie. Pozwoli Ci o tym pamiętać i przypomnieć w razie potrzeby a nie obciąża Ci dodatkowo pamięci. :)

Pamiętaj też, że nie wszystkie zadania, które wiszą Ci w głowie musisz zrealizować akurat Ty. Nie bój się delegować pracy na innych współpracowników/członków rodziny. To nie od Ciebie wszystko zależy! To nie Twój obowiązek a Wasza odpowiedzialność :)

Jak ja to robię?

W swoim domowym biurze, które jest moim centrum dowodzenia nad moim życiem :), posiadam wielką tablicę suchościeralną, na której mogę w łatwy sposób zapisywać nowe zadania/pomysły i ścierać już wykonane rzeczy. Przez wiele lat próbowałam metodę karteczkową, ale niestety przepisywanie części zadań mnie wykańczało. Dla osób zakochanych w technologii polecam Trello, które można wykorzystać tak samo, jak taką tablicę :) Plusem programu jest to, że jest niezwykle prosta a zadania można współdzielić, dlatego świetnie sprawdza się i w domu, i w pracy (wszyscy widzą, co już jest zrobione, a co jest dalej do zrobienia).

Przykładowe zastosowanie Trello

Realizacja

To, czego potrzebujesz w sprawnym realizowaniu przyjętych zadań to kilka praktycznych wskazówek, co do tego jak wykorzystywać kalendarz oraz planer.

Kalendarz

Po pierwsze - musisz mieć kalendarz, który odpowiada TWOIM potrzebom. Jeśli nie wiesz, jaki jest najlepszy, poproś znajomych, aby oddali Ci niepotrzebne kalendarze reklamowe, jakie dostali, a jakie teraz zagracają ich półkę w pracy/domu (z chęcią się ich pozbędą!) i potestuj każdy przez tydzień. W ten sposób szybko przekonasz się, jaki Ci odpowiada. U mnie niezbędny jest kalendarz w wersji papierowej z widokiem tygodnia z układem godzinowym. Dla tych, którzy lubią technologię: wachlarz możliwości jest ogromy. Proponuję zacząć od kalendarza googla, chyba, że ktoś ma specyficzną pracę i niestandardowe wymagania. Ale dla takich też się znajdzie. :)

W kalendarzu nie wpisuj wszystkiego, co masz do zrobienia! To był podstawowy błąd, jaki kiedyś robiłam :) W rezultacie mój kalendarz był zamazany i nieczytelny. Co więc wpisywać?

  1. Rzeczy STAŁE i PEWNE. Tzn. umówione spotkania, wyjazdy, godz. w pracy, regularne wyjścia na basen, itp. Wszystkie stałe rzeczy wpisuj na początku roku, kiedy jeszcze wejdziesz w "tryb pracy" i nie będziesz miał na to czasu/weny/ochoty a później jedynie dopisuj rzeczy nowe.
  2. Rzeczy, które nie spełniają pierwszego warunku zapisuj na karteczkach samoprzylepnych. Np. zaproponowałeś koledze termin wyjazdu, ale on musi nad tym terminem pomyśleć/coś sprawdzić. Żeby Ci nie umknęło i żebyś nie umówił się tego dnia na coś innego - przyklej tego dnia karteczkę z inf. o potencjalnym wyjeździe z kolegą. Oczywiście da się to zrobić z ołówkiem i gumką a wersji elektronicznej i bez tego, jednak ja dziś Wam przedstawiam moje sposoby, które u mnie się sprawdzają :)
  3. Przypomnienia również wpisuj na karteczkach samoprzylepnych. Np. jeśli masz coś opłacić, co jest za 2 msc. - już dziś przyklej tam karteczkę z przypomnieniem. Daje Ci to ten komfort, że jeżeli nie wyrobisz się z zapłatą w tym tyg., w którym przykleiłeś kartkę z przypomnieniem - w łatwy sposób możesz ją "przekleić" na następny a informacja Ci nie umknie. Dlatego warto przypominajkę przykleić 1-2 tyg. wcześniej od deadline'u.

    Przypomnienia "stałe" można też poustawiać sprytniej w wersji elektronicznej. Ja np. mam tak poustawiane informacje o urodzinach, imieninach, rocznicach, terminach zapłaty za coś, co płacę raz na dłuższy okres czasu (np. serwer, domena), terminach szczepień Mambiacza, itp. Ustawienie tych przypomnień wymaga tylko jednego wieczorku z kompem i voilà! Przypomnienia przyjdą na maila/na telefon - jak tylko chcesz :) Jeśli chcesz dodatkowo kogoś zaskoczyć - możesz poustawiać niestandardowe przypomnienia, np. 100 msc, odkąd się znacie, etc. :) Nawet nie wiesz, jakie zaskoczenie możesz wywołać na czyjejś twarzy w takim dniu, gdy jej wyślesz życzenia czy coś podarujesz. No i oczywiście wychodzisz na mega-zorganizowaną-osobę, która zawsze o wszystkim pamięta :) A tu wystarczy tylko raz wcześniej pomyśleć i Kalendarz Googla sam czuwa nad wszystkim :)

  4. U mnie sprawdza się schemat blokowy zaznaczania wszystkiego, co mam zaplanowane na dany dzień. Tzn. nie zakreślam godziny i nie piszę obok, co się wtedy wydarzy, tylko rezerwuję czas na to "wydarzenie". Np. zamiast zakreślać 9:00 zaznaczam prostokątem od 9:00-do 11:00 i wewnątrz wpisuję np. spotkanie z XYZ. Pozwala to w prosty sposób zobaczyć stopień "obłożenia" danego tygodnia i szybko mu zapobiec :) 
    Dodatkowa wskazówka: można też różne obszary życiowe zaznaczać innymi kolorami, jeśli ktoś jest wzrokowcem. Więc np. zajęcia z angielskiego są zawsze zielone, a spotkania z Jankiem czerwone. 

Planer

Swojego idealnego szukam nadal (chodzi o jego układ), ale niezależnie od tego jest super sprawą, aby wprawić wszystko w ruch :)

Planer to rodzaj takiego notesu, który pozwoli Ci rozsądnie planować rzeczy do zrobienia w układzie dziennym, tygodniowym i miesięcznym. Układ takiego planera trzeba wybrać zgodny ze swoimi preferencjami. Nie ma tu złotych zasad i magicznych reguł, bo każdy (w zależności od etapu, w którym jest, złożoności jego życia i ilości rzeczy, które chce ogarniać) wygląda inaczej. Można planować w nim tylko rzeczy zawodowe/domowe, a można też w prosty sposób zarządzać w nim swoją dietą, wydatkami i marzeniami. Polecam w tej kwestii niezawodnego Pinteresta i pooglądanie sobie różnych układów, zanim zdecydujesz się na jakiś. Tutaj kilka inspiracji ode mnie - zobacz.

Free Planning Printables:

Jak planować?

  1. Wieczorem na następny dzień (!). Sprawia to, że rano wstajesz od razu gotowy do działania a nie marnujesz czas na to, by się ogarnąć.
  2. Wybierając 3 do 5 ważnych rzeczy (a nie szybkich czy przyjemnych), które chcesz następnego dnia wykonać (dobrą praktyką jest przyjąć sobie, że z tą "najgorszą" chcesz się uporać do np. 10:00 i do tego czasu masz wyłączonego maila a telefon jest w trybie offline). Te rzeczy robisz najpierw i dopiero jak je wykonasz możesz wziąć się za te opcjonalne, typu zmywanie naczyń, czy kupno nowych ciuchów :)
  3. W zależności od trybu Twojej pracy (ja pracuję większość czasu w domu) możesz ustalić sobie tzw. dni kluczowe, dni robocze oraz Twoje dni. Własnie się przekonuję do tej metody bo obserwując swój tryb pracy widzę, że są 2 takie dni w tyg., że mam niezmącony spokój i mogę zrobić bardzo dużo - na te dni wybieram sobie te cięższe rzeczy. A w pozostałe zajmuję się tymi, które wymagają wyjazdu gdzieś, czy ogarnięcia mniej ważnych spraw, bez których nic się nie zawali a moje życie i kariera nie ulegnie w gruzach :) No, może jedynie moje ego ucierpi, ale z tym też trzeba uważać. :) Twój dzień to jest dzień, w którym zajmujesz się tylko sobą. Np. tylko wtedy zajmujesz się kwestią określania swojej dalszej drogi życiowej, konkretyzowania marzeń, czy rozwijania się w jakimś wybranym obszarze.
  4. Planuj zadania a nie projekty (projekt to cały ciąg zadań). Wiesz, papier jest jak zlew - wszystko przyjmie. Ale psychika i możliwości fizyczne już nie. One mają granice. A zegar wciąż tylko 24h. Nie przesadzaj z ilością planów na dany dzień, bo zwyczajnie nie dasz rady i się tylko zdemotywujesz. A po co Ci to? Lepiej zacząć od małych kroków i sobie stopniowo dodawać, jak już Ci szybciej będą pewne rzeczy wychodzić. Poza tych dużych rzeczy często nie da się zrobić "na raz" (ograniczenia czasowe i nasze zmęczenie/przejedzenie tematem). To tak jak z tym przysłowiowym słoniem - nie da się go zjeść "na raz", ale po kawałku już owszem.
  5. Planuj we wszystkich obszarach, a nie tylko w 1 czy 2. Ktoś kiedyś powiedział, że nie Twoje słowa, lecz Twój kalendarz powie Ci o Twoich wartościach. I tak jest. Jeśli w Twoim kalendarzu jest tylko praca - nie oczekuj prawdziwych przyjaźni i sylwetki z gazety. Zadbaj, aby każdy obszar Twojego życia był tak samo ważny, a więc i praca, i relacje, zdrowie, duchowość, rodzina i pasje.

Kontrolowanie

Zapisane rzeczy łatwiej kontrolować. Szczególnie, jeśli zapisujesz je wg. jakiegoś swojego systemu, wtedy w łatwy sposób jesteś w stanie do nich wrócić. Czasem trzeba skontrolować rzeczy z listy "w toku", a znów innym razem zerknąć do listy "kiedyś/może"

Porządkowanie

Co jakiś czas przyda się uporządkować wszystko. Tj. oczyścić skrzynkę mailową z niepotrzebnych maili, telefon z smsów, teczki z dokumentami, pendrive'y z niepotrzebnych plików, utworzyć kopie zapasowe potrzebnych danych, odświeżyć zapisane zakładki, czy zgrać je gdzieś. Dobrze jest też mieć na to system. Możesz robić to systematycznie (raz w tyg. w czasie dnia roboczego, np. w sobotę),  albo raz na miesiąc ("hurtem") - wszystko zależy od Twoich potrzeb. Tu też możesz poustawiać przypomnienia, żeby Ci przypominano, zamiast o tym pamiętać :)

Twój osobisty system

Tak naprawdę każdy ma swój sposób na to, jak się ogarnąć w życiu. Sposób jest o tyle jednak dobry, o ile jest skuteczny (rzeczy zostają zrealizowane) i efektywny (w odpowiednim czasie i z wykorzystaniem optimum energii/środków). Dlatego warto usprawniać swój system, żeby działał jeszcze lepiej. Planowanie, czy porządkowanie nie zmieni pewnych rzeczy, jak np. tego, czy realizujesz pewne zadania systematycznie, czy działając pod wpływem dealine'ów. Ja jestem typem, że o wiele łatwiej jest mi mobilizować się, gdy mam konkretne deadline'y, a po drodze skupiać się na innych, ważnych dla mnie projektach. Planowanie pozwala mi jednak spokojnie z tym wszystkim zdążyć. Także nie oczekuj, że cokolwiek z powyżej opisanych metod zmieni Twoją osobowość. Może jedynie pomóc Ci pracować lepiej, wydajniej, w równowadze życiowej, z poczuciem, że idziesz do przodu robiąc postępy w każdej dziedzinie.

System to też różne małe sposoby, które upraszczają wiele rzeczy. Oto kilka moich:

  • stosuję wszystkie pomoce, które pozwalają mi uniknąć dodatkowego klikania, czyli np. Adblocka, aby pozbyć się reklam, "eliminator slajdów", aby pozbyć się galerii w artykułach, które chcę przeczytać bez klikania 10x, aby dojść do jego końca, Mozilli, aby nie logować się do kilku kont pocztowych oddzielnie, PhraseExpress'a, aby odpisywać na maile szybciej i wyeliminować treści, które bardzo często się powtarzają;
  • zakładki w przeglądarce internetowej: zawsze je tworzę (teraz już na koncie Google, bo komputer nie raz odmówił mi posłuszeństwa i kilka razy straciłam wiele ważnych dla mnie rzeczy) i nigdy nie wrzucam czegoś do jednego wora, bo potem trudniej go uporządkować. Więc tworzę foldery np. "pomysły na prezent dla X", "książki, które chcę kupić", "filmy do obejrzenia", "miejsca do zwiedzenia", itp. A gdy jest mi już niepotrzebne - kasuję cały folder;
  • tworzę listy wszystkiego, do często wracam, np. lista utworzonych kont i haseł, czy lista filmów, jakie chcę zobaczyć,
  • tworzę standardy swojej pracy - np. w ciągu jakiego czasu odpowiadam na maile, kiedy korzystam z Facebooka (są apki, które np. blokują do niego dostęp w określonych godzinach, albo bardziej sugestywnie - pozwalają rosnąć roślince a jak wejdziesz na Fb wtedy, kiedy nie powinieneś - roślinka usycha :)), kiedy robię listy zakupów, albo gotuję. Te wszystkie małe rzeczy pozwalają pracować szybciej i efektywniej.  A w efekcie robię je już nawykowo, dzięki czemu w ogóle nie muszę o tym myśleć.

I to już. To "wszystko", co pozwoli Ci się lepiej zorganizować. Jest to tak proste, że aż banalne. Nie ma tu magi, ani specjalnych trick'ów. Oczywiście można wejść głębiej w planowaniu i organizowaniu swojego życia, ale warto zacząć od tych kilku podstawowych rzeczy, a wystarczy Ci czasu na wszystko, czego potrzebujesz. Kolejna porcja wiedzy to już sposoby na to, jak pracować jeszcze wydajniej. Ale to już materiał na inny artykuł :)

No i na zakończenie: pamiętaj!

Lepszy plan niedoskonały od żadnego! Jak tylko zaczniesz działać zobaczysz, co jest dla Ciebie, a co nie. Ale zobaczysz to dopiero wtedy, kiedy podejmiesz działanie :) W wyobrażeniach to ZAWSZE inaczej wygląda. I nie zrażaj się, kiedy coś u Ciebie nie działa. Może nie działać z kilku względów:

  • to na serio nie jest dla Ciebie (nie odpowiada Twojemu charakterowi, stylowi życia, czy etapie w życiu, w którym jesteś),
  • stosujesz daną metodę za krótko,
  • stosujesz daną metodę w wybranych elementach :) (czyli wybrałeś to, co dla Ciebie wygodne) a nie całą.

Jeśli to jest pkt. 1. - nie zrażaj się i szukaj dalej. Mi zeszło rok (!), żeby znaleźć planer, który pozwoli mi planować posiłki na tydzień w sposób dla mnie przyjemny i szybki :) A co śmieszniejsze - rozwiązanie to jest maaaaaaaaksymalnie proste!

Powodzenia w plonowaniu i REALIZOWANIU zadań! Bo plan zapisany a niezrealizowany to tylko gadanie :)

A gdybyś miał jakieś pytania - pytaj! Z chęcią odpowiem :)

-- 

Gdzie dowiesz się więcej o zarządzaniu sobą w czasie?

Fb/blogi: u Pani swojego czasu, z Design your life, oraz z Niebałaganka ;)

Książki: Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? (absolutny must have), opcjonalnie: Getting Things Done, Zarządzanie codziennością

YT: Rozwojowiec

powrót
Szukaj
Newsletter
Kategorie
More
Golden Line Linked in Pinterest
Inspired me!
Facebook
góra strony
zBLOGowani.pl